Quanto costa un software su misura in Italia
Uno ti dice 9.000, uno 24.000, uno 31.000. Nessuno dei tre ti sta mentendo.
Hai chiesto tre preventivi per lo stesso software. Uno dice 9.000 euro, uno 24.000, uno 31.000.
Nessuno dei tre ti sta mentendo. Il problema è che nessuno dei tre sta preventivando la stessa cosa, e nel preventivo non c’è scritto quale delle tre cose sia.
Questa pagina prova a mettere ordine: quali sono le fasce reali in Italia, cosa le fa salire, quale voce di costo manca quasi sempre e quando la risposta giusta è non farlo affatto.
Il prezzo non esce da un listino, esce da un numero di giornate
Il software su misura non ha un prezzo di catalogo, per lo stesso motivo per cui non ce l’ha una ristrutturazione: non esiste finché qualcuno non lo fa.
Chi ti fa un preventivo fa due cose. Stima quante giornate di lavoro servono. Moltiplica quelle giornate per quanto costa una giornata da lui.
Il conto è tutto lì. Un gestionale che costa 16.000 euro è, molto grossolanamente, una trentina di giornate di lavoro di una persona: analisi, sviluppo, correzioni, messa in funzione. Se ti dicono 16.000 euro e poi ti raccontano che si fa in cinque giorni, uno dei due numeri è sbagliato.
Quando confronti due preventivi, quindi, non stai confrontando due prezzi. Stai confrontando due stime di quantità di lavoro. Ed è lì che nascono le differenze da tre volte tanto.
Le fasce, senza giri di parole
Questi sono gli intervalli che usiamo in homepage e che diciamo al telefono. Non sono una promessa: sono il campo da gioco dentro cui quasi tutti i progetti cadono.
| Cosa | Fascia | Cosa ti sposta dentro la fascia |
|---|---|---|
| Gestionale su misura | 8.000 – 40.000 € | Quanti ruoli diversi, quante integrazioni, quanti dati vecchi da portare dentro |
| Applicazione web | 10.000 – 35.000 € | Numero di schermate vere, utenti esterni sì o no, pagamenti |
| E-commerce | 5.000 – 30.000 € | Catalogo semplice o con varianti e listini per cliente, magazzino collegato |
| Integrazione fra due sistemi | 4.000 – 20.000 € | Se i due sistemi hanno API decenti o se bisogna arrangiarsi |
| Sito su misura | 3.000 – 12.000 € | Quante pagine davvero diverse fra loro, chi scrive i testi |
| App per telefono | 15.000 – 60.000 € | Due sistemi operativi invece di uno, notifiche, funzionamento senza rete |
| Progetto da recuperare | da valutare | Dipende da cosa c’è dentro: prima si guarda, poi si dice |
| Solo il blueprint | 500 € | Prezzo fisso, dieci pagine, tue |
Una nota che di solito non si legge da nessuna parte: sotto i 3.000 euro di budget noi diciamo di no. Subito, e ti diamo due nomi di persone o strumenti che a quella cifra hanno senso. Non è modestia, è aritmetica: sotto quella soglia il tempo di capire il problema costa più del software.
Perché due preventivi sullo stesso progetto differiscono di tre volte
Nove volte su dieci non è che uno è caro e uno è onesto. È che stanno preventivando due oggetti diversi. Ecco le differenze che vedi più spesso, in ordine di quanto pesano.
Il perimetro non è lo stesso. Tu hai raccontato il tuo problema a voce. Uno ha capito «un elenco di ordini con lo stato». L’altro ha capito «un elenco di ordini, più il collegamento con le fatture, più il portale dove il cliente vede il suo ordine». Il secondo costa tre volte. Ha anche capito meglio.
La migrazione dei dati storici è dentro o è fuori. Hai otto anni di anagrafiche, magari in due Excel diversi che si contraddicono. Portarli dentro il nuovo software non è un clic: è pulirli, decidere quale dei due file vince, ricostruire i doppioni. Da sola questa voce può valere qualche migliaio di euro. Se in un preventivo non è nominata, non è inclusa.
I ruoli sono uno o sono cinque. «Tutti vedono tutto» è un software. «Il commerciale vede solo i suoi clienti, il magazziniere non vede i prezzi, il titolare vede tutto e può correggere» è un altro software, e costa di più, perché ogni schermata va pensata tre volte.
Le correzioni sono nel prezzo o sono un extra. Nessun software esce giusto al primo colpo. Chi ha preventivato onestamente ha messo dentro le giornate per sistemare quello che scoprirete usandolo. Chi ha preventivato basso ha preventivato il caso migliore, quello in cui non serve cambiare niente. Non succede mai.
Uno ha preventivato su un documento, l’altro su una chiacchierata. Se dai a tre fornitori dieci pagine scritte che dicono cosa fa il software, chi lo usa e cosa resta fuori, i tre preventivi si assomigliano. Se dai a tre fornitori mezz’ora di telefonata, ricevi tre progetti diversi con tre prezzi diversi. È esattamente il motivo per cui esiste il blueprint.
Il modo pratico di smascherare la differenza è mettere i preventivi sulla stessa riga e fare le stesse domande a tutti. Ne abbiamo raccolte sette in sette domande prima di firmare un preventivo: sono quelle che, se restano senza risposta scritta, poi diventano le varianti in corso d’opera.
Le cinque cose che spostano il prezzo più di ogni altra
Quante persone lo useranno, e con quanti ruoli
Non conta il numero in sé: conta quanti tipi diversi di persona ci entrano. Cinque persone che fanno tutte la stessa cosa sono un progetto semplice. Cinque persone che fanno cinque mestieri diversi sono cinque schermate diverse.
Con cosa deve parlare
Ogni collegamento a un sistema esterno è un pezzo di progetto a sé: gestionale, fatturazione elettronica, corriere, banca, e-commerce. Un’integrazione con un sistema che ha API documentate costa poco. La stessa integrazione con un gestionale chiuso, dove i dati si estraggono da un file la notte, costa il doppio e si rompe più spesso.
Quanti dati esistono già e in che stato sono
I dati vecchi sono la voce più sottovalutata di tutte. Se sono in un solo file, ordinati, con una colonna che identifica il cliente in modo univoco, si portano dentro in poche giornate. Se sono in quattro file più un quaderno, prima bisogna decidere cosa è vero.
Quanto deve essere difficile sbagliare
Un software dove un errore si corregge con un pulsante costa meno di un software dove un errore non deve proprio poter accadere. Se ci passano soldi, magazzino o dati di persone, servono controlli, tracciamento di chi ha fatto cosa, e la possibilità di tornare indietro. È lavoro che non si vede nelle schermate e si sente nel preventivo.
Chi lo tiene in piedi dopo
E qui arriviamo alla voce che manca quasi sempre.
La voce che nessuno mette nel preventivo: il dopo
La consegna non è la fine. Un software vive su un server che va aggiornato, dipende da servizi esterni che cambiano, e deve seguire le regole quando le regole cambiano. Più tutte le piccole cose che scopri solo usandolo per tre mesi.
Un preventivo serio dice, per iscritto, tre cose:
- quanto costa il mantenimento ogni mese o ogni anno, in euro;
- cosa ci sta dentro e cosa si paga a parte;
- entro quanto ti rispondono se domani mattina il software non parte.
Se queste tre righe non ci sono, non significa che il mantenimento è gratis. Significa che il prezzo arriverà dopo, quando cambiare fornitore è molto più costoso. È il meccanismo con cui i progetti si incagliano, e ne parliamo per esteso in cosa fare se il fornitore sparisce a metà progetto.
C’è anche il caso opposto, ed è legittimo: decidi che il software resta com’è per due anni e non lo tocca nessuno. Va benissimo, purché sia una decisione, e purché tu abbia il codice e gli accessi.
Quanto ti costa non fare niente
Prima di guardare il prezzo del software, guarda il prezzo di come lavori adesso. È un conto che puoi fare stasera.
Prendi la persona che ogni settimana ricopia dati da un posto all’altro: dal file degli ordini al gestionale, dal gestionale al foglio delle consegne. Cronometra quanto ci mette davvero.
Due ore a settimana sono circa cento ore l’anno. Con tre persone che ne fanno due a testa, sono trecento ore l’anno: quasi due mesi di lavoro di una persona, spesi a spostare numeri da una casella all’altra. Moltiplica quelle ore per quanto ti costa un’ora di quella persona e ottieni un numero. Se quel numero, in due anni, supera la fascia bassa del software, la domanda non è più se farlo.
E le ore sono la parte visibile. La parte invisibile sono gli errori di ricopiatura: la riga saltata, il prezzo vecchio, l’ordine evaso due volte. Quelli non li conti, li paghi.
Se il tuo caso è esattamente questo, il file condiviso che non regge più, il ragionamento completo è in quando conviene sostituire l’Excel condiviso.
Quando non conviene farsi fare un software su misura
Questa parte di solito non te la dice chi vende software. Te la diciamo noi perché un cliente scontento costa più di un progetto perso.
Esiste già un prodotto che fa il 90% di quello che ti serve a 40 euro al mese. Succede spessissimo per fatturazione, note spese, prenotazioni, firma dei documenti. In questi casi il su misura sensato non è il gestionale intero: è l’integrazione fra quel prodotto e quello che già usi. Costa 4.000 – 20.000 invece di 8.000 – 40.000 e ti lascia il vantaggio che qualcun altro mantiene il pezzo grosso.
Il processo cambia ancora ogni due mesi. Se il modo in cui lavori è in movimento, un software lo congela nella versione di oggi. Aspetta che si assesti, o fai fare solo il pezzo che è stabile da un anno.
Il budget è sotto i 3.000 euro. A quella cifra non compri un software su misura: compri mezza analisi e nessuna manutenzione. Meglio un prodotto pronto, o un foglio fatto bene.
Lo useresti solo tu, mezz’ora a settimana. Il valore di un software cresce con il numero di persone che ci lavorano dentro e con la frequenza. Una cosa che tocchi tu sola, di rado, quasi mai ripaga.
Lo vuoi perché ce l’ha il concorrente. Se non sai dire quale ora di lavoro ti fa risparmiare o quale vendita ti fa chiudere, non è ancora un progetto. È un’invidia, ed è cara.
Come si arriva a un numero senza tirare a indovinare
L’ordine giusto è: prima si scrive cosa deve fare, poi si chiede quanto costa. Fatto al contrario, il preventivo diventa una scommessa su un’idea che nemmeno tu hai ancora finito di formulare.
Da noi si comincia con un vocale di due minuti su WhatsApp: racconti il problema come lo racconteresti a un collega. In giornata ti tornano tre domande e una stima di massima, gratis. Se vuoi qualcosa in mano, il blueprint costa 500 euro: dieci pagine che dicono cosa fa il software, chi lo usa, cosa resta fuori, quante giornate servono e quanto costa a prezzo di mercato. È tuo, lo porti a chi vuoi, e se poi lo sviluppo lo facciamo noi quei 500 euro te li scaliamo.
Se stai partendo da zero e non sai nemmeno da che parte prendere il problema, ho un’idea per un gestionale, da dove parto è il pezzo che viene prima di questo.
Il prezzo di un software non è un mistero da svelare: è la somma delle decisioni che qualcuno deve prendere. L’unica scelta che hai è se le prendi tu adesso, con calma, o se le prende il fornitore per te, dopo, in mezzo a un progetto già iniziato.