Ho un’idea per un gestionale: da dove parto

Hai in testa un gestionale. Sai già come dovrebbe essere fatta la prima schermata, dove va l’elenco dei clienti e che ci vuole un pulsante verde in alto a destra.

Fermati un attimo, perché sei partito dalla fine.

Le schermate sono la risposta. La domanda viene prima, e se salti la domanda ti ritrovi con un software che assomiglia a quello che avevi immaginato e non risolve quello che ti serviva. Qui sotto c’è l’ordine che funziona, in cinque passi. Nessuno richiede competenze tecniche. Il primo lo fai stasera con un foglio.

Passo 1: scrivi le tre cose che oggi ti fanno perdere più tempo

Non «vorrei digitalizzare l’azienda». Tre frasi concrete, con dentro un verbo e una persona.

Per esempio:

• ogni lunedì Marco ricopia gli ordini dalle mail al file del magazzino, ci mette due ore;
• quando un cliente chiama e chiede a che punto è il suo ordine, dobbiamo aprire tre posti diversi per rispondere;
• a fine mese non sappiamo quali lavori sono stati fatturati e quali no, e ogni volta ne saltiamo qualcuno.

Se non riesci a scrivere tre frasi così, il progetto non è ancora maturo. Non è un problema: vuol dire solo che il prossimo passo è osservare per due settimane cosa succede davvero in ufficio, non chiamare un fornitore.

Accanto a ogni frase scrivi quanto tempo costa alla settimana. Due ore a settimana sono circa cento ore l’anno: è il numero che poi userai per capire se il software si ripaga.

Passo 2: conta le persone e i loro mestieri

Non serve il numero totale dei dipendenti. Serve quanti tipi diversi di persona entreranno nel software e cosa fa ciascuno.

Scrivi una riga per tipo:

Chi	Quante persone	Cosa fa dentro	Cosa non deve poter fare
Commerciale	3	Inserisce ordini, vede i suoi clienti	Vedere i margini
Magazzino	2	Segna cosa è uscito	Cambiare i prezzi
Amministrazione	1	Fattura, chiude i mesi	—
Titolare	1	Vede tutto, corregge gli errori	—

Questa tabella è la cosa più utile che puoi mettere in mano a un fornitore. Da sola gli dice quante schermate diverse servono, che è il pezzo che più di ogni altro sposta il prezzo. La colonna di destra, quella di cosa non deve poter fare, è quella che di solito manca e che poi genera le liti.

Passo 3: fai l’inventario dei dati che hai già

Nessuno parte da zero. Anche se lavori con i quaderni, quei quaderni sono dati.

Gira per l’ufficio con un foglio e segna, per ogni elenco che conta:

• dove sta: un Excel su un computer, una cartella condivisa, il vecchio gestionale, un raccoglitore di carta, la casella mail di qualcuno;
• quante righe è, anche a occhio: duecento clienti o ventimila;
• quanto è pulito: c’è un codice cliente unico o gli stessi nomi compaiono scritti in tre modi;
• serve davvero: gli ordini del 2017 li aprite ancora o si possono archiviare e basta.

Quest’ultima colonna vale soldi. Portare dentro tutto lo storico costa più che portare dentro gli ultimi due anni e tenere il resto in un archivio da consultare. Spesso è una scelta che nessuno propone al cliente, e il cliente paga la versione cara senza sapere che ce n’era un’altra.

Se la risposta a «dove stanno i dati» è «in un file su Drive che apriamo in cinque», vale la pena leggere quando conviene sostituire l’Excel condiviso prima di tutto il resto: a volte il problema si risolve con molto meno di un gestionale.

Passo 4: decidi cosa la prima versione non deve fare

Questo passo fa male e serve più di tutti gli altri.

Scrivi tutto quello che ti è venuto in mente finora. Poi passa riga per riga e chiediti: se questa cosa non c’è, il software è comunque utile il primo giorno?

Quello che quasi sempre esce dalla prima versione:

• le statistiche e i grafici (li guarderai fra sei mesi, e allora saprai quali servono);
• l’app sul telefono, se le persone lavorano davanti a un computer;
• le personalizzazioni per la sede che aprirai l’anno prossimo;
• l’automatismo elegante che sostituisce una cosa che oggi fate in trenta secondi a mano.

Quello che invece non esce mai: che i dati non si perdano, che si acceda in modo sicuro, e che un errore si possa correggere senza chiamare qualcuno. Il metodo per tagliare, con l’unica domanda che funziona, sta in la versione più piccola che qualcuno pagherebbe.

Tagliare non è rinunciare. È decidere l’ordine. Tutto quello che togli oggi lo puoi aggiungere fra otto mesi, sapendo molto meglio di adesso se serviva.

Passo 5: solo adesso, le schermate

Adesso che sai chi la usa e cosa deve succederci dentro, disegnare una schermata è facile e dura dieci minuti. Prima era un esercizio di fantasia.

Ecco perché partire dal disegno è l’errore più comune. Una schermata immaginata è una risposta senza domanda: nasconde le decisioni invece di prenderle. Chi ti fa il preventivo guarda il tuo disegno, ci legge dentro le cose che tu davi per scontate, e preventiva un altro software. Poi in corso d’opera saltano fuori: «ma il magazziniere non deve vedere i prezzi», e quella frase, detta a lavoro iniziato, costa.

C’è anche un motivo più semplice. Se cambi idea su una schermata mentre è su un foglio, ti costa una gomma. Se cambi idea quando è già stata sviluppata, ti costa giornate.

Le domande a cui saper rispondere prima di chiamare chiunque

Questo è l’elenco da tenere. Se hai queste risposte scritte, qualsiasi fornitore ti farà un preventivo migliore, e i preventivi di fornitori diversi diventeranno finalmente confrontabili.

1. Quali sono le tre cose che oggi ti fanno perdere più tempo, e quante ore la settimana costano?
2. Quante persone useranno il software e in quanti ruoli diversi?
3. Cosa deve poter fare ciascun ruolo, e soprattutto cosa non deve poter fare?
4. Con quali sistemi che già hai deve parlare: gestionale, fatturazione, e-commerce, corriere, banca?
5. Dove stanno oggi i dati, quante righe sono e quanto sono puliti?
6. Quanto storico serve davvero dentro il software nuovo?
7. Cosa succede quando qualcosa va storto: un ordine annullato, una fattura da correggere, una persona che se ne va?
8. Chi decide, dalla tua parte? Una persona sola con l’ultima parola, o serve una riunione per ogni domanda?
9. Entro quando ti serve funzionante, e c’è una data vera dietro (una scadenza, una fiera, un contratto) o è solo «prima possibile»?
10. Quanto sei disposto a spendere? Una fascia, non una cifra al centesimo.

L’ultima domanda mette in imbarazzo, e non dovrebbe. Dire «fra dodici e ventimila» non ti fa spendere di più: fa dimensionare la proposta a quella cifra invece di farti arrivare un preventivo da quarantamila che non leggerai mai. Le fasce di mercato per orientarti sono in homepage, scomposte voce per voce in quanto costa un software su misura.

Quanto tempo ti prende tutto questo

Meno di quanto pensi, se non aspetti di avere le risposte perfette.

Il passo 1 è una serata. Il passo 2 è mezz’ora e una tabella. Il passo 3 è la parte lunga, perché devi alzarti e andare a guardare dove stanno i file: mettici due o tre ore sparse in una settimana. Il passo 4 è una riunione di un’ora con chi decide con te. Il passo 5 sono fogli e matita.

In tutto: una settimana lavorando venti minuti al giorno. Non serve fermare l’azienda.

E se a metà ti accorgi che alcune risposte non le sai, va bene lo stesso: portare a un fornitore un foglio con otto risposte e due punti interrogativi è infinitamente meglio che portargli un’idea a voce. I due punti interrogativi diventano le prime due domande della telefonata.

Se preferisci che a scrivere quel documento ci pensi qualcun altro, è esattamente il blueprint: dieci pagine a 500 euro che dicono cosa fa il software, chi lo usa, cosa resta fuori, quante giornate servono. Resta tuo e lo porti a chiunque, anche a un altro fornitore. Ma se hai voglia di farlo da solo, i cinque passi qui sopra sono la stessa strada, fatta a mano.

Cosa succede se salti tutti questi passi

Succede la cosa normale: chiami tre fornitori, racconti l’idea in mezz’ora a testa, ricevi tre preventivi con tre prezzi molto diversi e nessun modo di capire perché. Scegli il più economico, che è il più economico perché ha capito meno cose, e le altre cose le scoprite insieme fra tre mesi.

I cinque passi qui sopra sono, in fondo, il modo di scoprirle prima. Su un foglio costano una serata. Dentro un progetto già partito costano molto di più.